美國
美國證券交易委員會
華盛頓特區,20549
表格6-K |
國外私人發行商報告
根據規則第13a-16或15d-16
1934年《證券交易法》
2022年12月
委託公文編號:001-14950
Ultrapar Holdings Inc.
(註冊人姓名英文譯本)
Brigadeiro Luis Antonio Avenue,1343,9樓
巴西聖保羅,郵編:01317-910
(主要行政辦公室地址)
用複選標記表示註冊人是否在表格20-F或表格40-F的封面下提交或將提交年度報告:
Form 20-F ____X____ Form 40-F ________
用複選標記表示註冊人是否按照S-T規則101(B)(1)所允許的紙質形式提交了表格6-K:
Yes ________ No ____X____
用複選標記表示註冊人是否按照S-T規則101(B)(7)所允許的紙質形式提交表格6-K:
Yes ________ No ____X____
Ultrapar Holdings Inc.
目錄
項目
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1.Ultrapar Participaçóes S.A.董事會會議紀要,2022年12月7日 | |
2.對審計與風險委員會的監管 |
Ultrapar Participa‘s S.A.
CNPJ Nr. 33.256.439/0001-39 |
NIRE 35.300.109.724 |
董事會會議紀要
日期、時間和地點:
2022年12月7日上午10:00,公司總部將於聖保羅市9樓1,343號蔚來螞蟻大道的公司總部舉行,該公司也在考慮通過微軟團隊參與。
出席委員:
(I)董事會成員簽署;(Ii)董事會祕書AndréBrickmann Areno先生;(Iii)首席執行官Marcos Marinho Lutz先生;(Iv)首席財務及投資者關係官Rodrigo de Almeida Pizzinatto先生;及(V)就項目1而言,本公司其他行政人員Leonardo Remião Linden女士、Décio de Sampaio Amaral及Tabajara Berelli Costa。
討論的事項和決議:
1.董事會討論通過了公司2023-2037年戰略規劃和2023年預算。
2.董事會按照審計和風險委員會提出的建議,核準了對《條例》的修改,並立即生效。
3.考慮到本機構在2022年9月21日的會議上批准的公司第六次限制性股票補償計劃,董事會成員批准了一份新的名單,該名單提交給公司總部,其中包括公司人民委員會指定的參與計劃的參與者和相當數量的股份。因此,根據先前批准的會議記錄,授權執行本公司與計劃的每個參與者之間的各自協議,以及根據每個協議中規定的條款和條件授予用益物權和交付股份。
注:決議獲得所有董事會成員的批准,沒有任何修改或限制。
由於沒有其他事項要討論,會議結束了,這些會議紀要由所有出席的董事會成員撰寫、閲讀、通過和簽署。
Pedro Wongtschowski--董事長
Ana Paula Vitali Janes Vescovi
Flávia Buarque de Almeida
豪爾赫·馬奎斯·德·託萊多·卡馬戈
何塞·加洛
何塞·路易斯·阿爾奎雷斯
何塞·毛裏西奧·佩雷拉·科埃略
奧塔維奧·洛佩斯·卡斯特羅·布蘭科·內託
安德烈·布里克曼·阿雷諾--董事會祕書
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1. 職責
1.1.Ultrapar審計與風險委員會(“委員會”)是與董事會直接相關的常設法定諮詢機構,有自己的預算並獨立運作,受適用的法律和法規的約束,特別是CVM條例第23/2021號、B3 S.A.-Brasil、Bolsa、Balcão的Novo Mercado部門的條例(分別為“Novo Mercado條例”和“B3”)、公司的附例(“附例”)和本內部條例(“條例”)。
1.2.該委員會旨在協助董事會監督(1)公司財務報表的完整性和質量,(2)公司遵守法律和監管要求的情況,(3)獨立審計師的資格和獨立性,(4)公司內部審計和獨立審計師職能的履行,以及(5)公司的風險管理。[紐約證券交易所,303A.07(B)(I)(A)和CVM法規第23/2021號,第31-D條]
1.3.在行使其權力時,委員會必須遵守和執行這一規定,其成員必須履行其職責,尊重忠誠和勤勉的義務,並對他們所接觸到的信息保密。
1.4. 委員會應履行以下職責:
A.財務報表
A.1.評估季度信息、中期報表和財務報表;[附例第40條第2款(C)項和《Novo Mercado條例》第22、IV、(B)條]
A.2.評估管理層的報告和公司及其子公司的財務報表,執行董事會認為必要的任何建議;[附例,第四十條第二款,(乙)項]
A.3.與公司管理層和獨立審計師會面,審查和討論公司的年度和中期財務報表,包括業績評論;[紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(B)]
A.4.審查與會計原則和財務報表有關的主要主題,包括公司採用的會計原則的重大變化,以及與公司內部控制的充分性有關的主要問題,以及針對發現的任何重大控制問題採取的任何審計程序;[紐約證券交易所,303A.07-一般評論(A)]
A.5.與獨立審計師一起審查審計發現的任何問題或問題以及管理層的相應迴應;[紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(F)]
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A.6.審查監管和會計措施以及表外結構對公司財務報表的影響;[紐約證券交易所,303A.07-一般評論(C)]
A.7.討論披露業績發佈的一般指示(特別注重使用“形式上的”或“調整後的”等術語)和財務信息以及向分析師和評級機構提供的業績指導; [紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(C)和一般評論(D)]
A.8.審查管理層和/或獨立審計師就編制會計和財務報告所用列報或假設的重大問題編寫的分析,包括對公司在財務報表中採用的其他會計做法的影響的分析;[紐約證券交易所,303A.07-一般評論(B)]
A.9.與董事會一起審查與財務報表質量或完整性有關的任何重要議題;[紐約證券交易所,303A.07(B)(III)(H)評註和紐約證券交易所,303A.07(B)(I)(A)(1)]
A.10.根據調整後的會計數據和非會計數據監測信息和計量的質量和完整性,這些數據增加了通常的財務報表報告結構沒有提供的要素;以及 [CVM條例第23/2021號,第31-D條,III,(C)]
A.11.監督公司財務報表編制區域的活動。[CVM條例第23/2021號,第31-D、II、(D)條]
B.遵守法律和法規要求
B.1.除法規和內部法規外,確保公司擁有接收和處理有關未能遵守適用於公司的法律和法規規定的信息的手段,包括規定保護提供者和確保信息保密性的具體程序;[《Novo Mercado條例》,第22、IV、(F)條。附則第40條第2款(G)項有類似的措辭。]
B.2.確保公司有程序:(I)接收、維護和處理公司收到的關於會計或審計問題的投訴;以及(Ii)讓公司的員工以保密和匿名的方式處理可能討論的任何會計或審計問題;以及[美國證券交易委員會,規則10A-3(C)(3)(Vi)]
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B.3.與董事會一起審查與公司是否符合法律和法規規定有關的任何重大問題。 [紐約證券交易所,303A.07(B)(III)(H)評註和紐約證券交易所,303A.07(B)(I)(A)(2)]
C.獨立審計師
C.1.對獨立審計服務的聘用和解聘提出意見,向董事會推薦獨立審計師及其繼任者;[附例,第40條第2款(A)項和Novo Mercado條例,第22、IV、(A)條]
C.2.監督獨立審計師的活動,以評估其獨立性、提供的服務的質量以及根據公司的需要提供的服務是否足夠;[CVM條例第23/2021號,第31-D、II、a條]
C.3.就監督公司的獨立審計以及評估獨立審計的資格和獨立性向董事會提供建議;[紐約證券交易所,303A.07(B)(I)(A)(3),紐約證券交易所,303A.07(B)(I)(A)(4)和紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(H)評註]
c.4.至少每年一次,獲取並審查一份獨立審計報告,説明:其內部質量控制程序;在最近一次質量控制審查或同行進行的審查中指出的任何重大問題,或過去5年來自政府當局或類別組織的與所進行的一項或多項審計工作有關的問題或詢問,以及獨立審計員為處理此類情況而採取的措施;以及評估獨立審計員的獨立性以及獨立審計公司與公司之間的所有關係;[紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(A)]
C.5.制定從獨立審計公司招聘員工和離職員工的政策;[紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(G)]
C.6.在獨立審計提供任何服務之前,批准任何與審計無關的服務,包括適用法律不禁止的税務工作;[Public Law 107-204 – July 30, 2002, Sec201(a)(h)]
C.7.與董事會一起審查與獨立審計師的業績和獨立性有關的任何重大問題;以及[紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(H)評註]
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D.內部審計
D.1.召開會議並監督風險、合規和審計執行委員會和公司內部控制領域的活動,包括跟蹤和評估公司及其子公司的內部控制結構和內部和獨立審計程序的有效性、充分性、質量和完整性,包括關於薩班斯-奧克斯利法案的規定,提出認為必要的改進政策、做法和程序的建議;以及[附例第40條第2款(D)項和CVM條例第23/2021號第31-D、II、(B)條。《Novo Mercado條例》第22、IV、(C)條和第23、III條對此作出了規定。]
D.2.與管理層和內部審計部門一起,評估和監督公司與關聯方進行的交易及其各自披露的充分性;以及[雲服務器管理條例第23/2021號,第31-D、V條]
D.3.與董事會一起,審查與風險、合規和審計委員會績效相關的任何重要主題。[紐約證券交易所,303A.07(B)(III)(H)評註和紐約證券交易所,303A.07(B)(I)(A)(4)]
E. 風險管理
E.1.根據風險管理政策的條款,評估和監督公司董事會確定的風險敞口的質量和完整性。另一項職責是就其內容的任何審查提供聲明,並建議董事會設定可接受的風險水平。[Novo Mercado條例,第22條,第四款(D)項;附例,第40條,第2款,(E)項,CVM條例第23/2021號,第31-D條,第三款(A)項和第四款]
E.2.討論公司的評估和風險管理政策(風險管理政策);[紐約證券交易所,303A.07(B)(Iii)(D)]
E.3.評估、監督公司內部政策的任何調整或改進,包括關聯方之間的交易政策,並向管理層提出建議;以及[《Novo Mercado條例》第22、IV、(E)條和附例第40條第2款、(F)項]
E.4.評估公司風險管理、控制和治理流程的質量和有效性。[《Novo Mercado條例》,第23條第四款]
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2. 組織和組成
2.1.委員會應根據公司的章程組成。
2.1.1如果委員會出現空缺,其他成員應向董事會推薦替代人選,以完成剩餘任期。董事必須在他們對空缺職位的決策過程中考慮這一建議。
2.2.本公司的控股股東(如有)、聯屬公司或受共同控制的公司不得擔任本公司或其附屬公司的上述委員會成員。[《Novo Mercado條例》,第22條第3款]
2.3. 任何同時也是上市公司三個以上審計委員會成員的成員不得參加該委員會,除非公司董事會了解,參與不會損害該成員正確行使其職責的能力。[NYSE, 303A.07(a)]
2.4. 委員會成員的職位不能分配給任何其他人。每名成員必須作出承諾,以避免任何可能影響本公司及其股東利益的衝突情況。
2.5.委員會成員在開展活動時必須不偏不倚。
2.6.委員會成員應在簽署適用的授予文書後在委員會任職,該文書將規定擔任這一職務的條件,包括6.404/76號法律第147條規定的條件。
2.7.委員會協調員也由董事董事會任命,協調員應:[Novo Mercado條例,第22條,III和CVM條例第23/2021號,第31-B條,第2款]
a) 根據項目3規定的規則召集、舉行和主持委員會會議;
b) 至少每季度與董事會召開一次會議;
c) 出席公司股東周年大會;
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d) 在董事會、公司執行董事會及其內部和外部審計中代表委員會,始終尊重委員會以及其他機構和內部委員會的決定。必要時,在送交委員會注意的郵件、邀請函和報告上簽字;以及
e) 應其本人或委員會某一其他成員的請求,代表後者邀請出席委員會會議的任何其他成員。
2.7.1如果協調員缺席或暫時不能出席,可由委員會其他成員任命的另一名成員接替。
2.7.2.在必要或方便的情況下,委員會協調員與委員會的其他成員還必須:(A)每個季度與董事會開會或在董事會召開特別會議時報告委員會的活動,以及(B)出席公司的年度股東大會。
2.8。根據需要,委員會成員應指定哪位成員擔任財務專家,以幫助公司遵守適用的美國法律。
2.9。應為委員會和會議指定一名祕書,負責起草會議記錄,並向委員會提供一切和任何幫助,執行委員會成員要求他/她採取的所有行動。
3. 操作
3.1.委員會通常每兩(2)個月召開一次會議,特別是在協調員、成員或董事會主席要求時召開會議。委員會的每項決定均應以多數成員的決定為準,如果出現平局,協調員有權投決定票。[CVM條例第23/2021號,第31-B條,III]
3.2.召回通知應至少提前七(7)個日曆天以電子方式發送,如果情況緊急,應在較短的時間內發送。會議應在公司總辦事處舉行,除非特殊情況建議在其他地方舉行。只要允許電子投票,可以通過電話會議、視頻會議或任何其他遠程通信手段出席會議。只要委員會所有成員都出席會議,即可放棄召集。
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3.3.由於會議原因,委員會成員應收到與議程有關的所有文件。
3.4.會議應在至少三分之二(2/3)成員出席的情況下舉行。他們中必須有一人是協調員。必須遵守第2.7.1條。根據上述計算,只要結果是小數值,就應對其進行四捨五入以供會議使用。
3.5.委員會可以召集董事會成員、高級管理人員、公司內部和外部員工參加會議。委員會還可要求任何其他人士出席會議,提供與所討論事項有關的資料或與所討論事項有關的資料,或提供澄清任何疑慮所需的資料。
3.6.委員會的事項、建議和意見應記錄在會議記錄中,會議記錄應由出席會議的委員會成員執行,會議記錄應包括討論的相關要點、出席者名單、提及合理缺席、可能出現的違規情況、要求採取的措施以及成員之間存在分歧的任何問題。會議的證明文件將在公司總部提交。
3.7.委員會的活動必須由公司每年在一份總結報告中披露,該報告詳細説明瞭召開的會議和討論的主要事項,強調了向董事會提出的建議以及管理層、獨立審計師和委員會之間就公司財務報表發生爭議的任何事件。[Novo Mercado法規,第22條第1款和CVM法規第23/2021號,第31-D條,VI。]
3.8.如果財政委員會是根據第6,404/76號法律設立的,委員會應保留其職責,只行使法律賦予它的權力。
4. 最終條款
4.1.委員會最後應:
(A)在其職責範圍內保障公司的利益;及
(B)以高尚的道德標準指導其行為,並遵守和鼓勵公司良好的公司治理做法。
4.2.委員會如認為履行其職能所需,可召集專家並要求聘請任何外部顧問。 [美國證券交易委員會,規則10A-3(C)(3)(Vi)]
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4.3.每年,委員會應根據委員會任何成員的請求,核準本財政年度的活動日程表,該日程表可在此期間視需要改變。上述進度表及其任何變動應提交董事會。
4.4.為履行其職責,委員會應擁有業務自主權和由委員會自己確定的年度預算,並應由董事會核準其業務費用,包括履行其職能的費用、獨立審計員的薪酬、訂約審查和意見服務、聘請專家和外部顧問向委員會提供諮詢意見以及履行職責所需的任何其他行政費用。[美國證券交易委員會,規則10A-3(C)(3)(6)和諾和梅爾卡多規則,第22條,I]
4.5.委員會應不時與管理層、獨立審計師和風險、合規和審計官員舉行單獨會議,以履行適用法律、公司章程或本法規規定的職責。[NYSE, 303A.07(b)(i)(E])
4.5.1.委員會可隨時與公司的其他合格機構互動,以接收和評估有關公司不遵守法律和法規規定以及法規、政策和內部守則的信息;[附例,第四十條第二款(H)項]
4.6.根據《Ultraa關於利益衝突和與關聯方交易的政策》的條款,如果委員會的一名成員在討論的任何事項上存在任何利益衝突或私人利益,該成員必須及時將此事通知其他成員,並應按照上述政策的規定解決該問題。
4.6.1.如果可能存在潛在利益衝突或私人利益的委員會任何成員沒有通報這一事實,瞭解情況的委員會任何其他成員都可以這樣做。如果上述成員自願不傳達上述事實,則應被視為違反了本條例和上述Ultraa的政策。
4.6.2。一旦發現利益衝突或私人利益,有關人員不得參與討論,在事情解決之前暫時不參加會議。
4.6.3。關於第4.6條或第4.6.1條、主要條款或視具體情況而定的第(1)款所述的利益衝突或特殊利益情況的説明,以及上述項目4.6.2各項規定隨後的適用情況,應載於會議記錄。
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4.6.4。根據委員會成員投票作出的決議,如果該成員的利益與Ultraa存在利益衝突,則該決議可被宣佈無效,並應評估由此造成的任何潛在損失。
4.7.在每個任期內,委員會應根據公司制定的程序對成員的業績進行評估。結果將由委員會協調員發送給董事會。 [Novo Mercado法規,第18條]
4.8.根據適用法規,與委員會討論有關的所有佐證材料以及根據上述項目3.7中的信息編制的年度報告以及證明委員會活動和描述成員的其他文件應保存在公司總部。[CVM條例第23/2021號,第31-C條第7款和第31-E條,]
4.9.本規例中的遺漏將由委員會解決。
4.10.本條例自董事會批准之日起施行,並將在公司網站上公佈。
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附件1-預先審批政策用於簽約可由以下機構提供的服務獨立審計師 [內部監管,1.4.c.5]
本政策旨在規管條款、條件及程序,規定獨立核數師及/或相關實體向本公司、其附屬公司及聯營公司提供與審計有關的服務、税務諮詢及任何其他與審計無關的服務的條件,以確保其完全遵守審計與風險委員會的內部規例所規定的監管法律條文。
本政策的一項基本原則是,獨立核數師(I)不得擔任與本公司管理層有關的職位或其客觀性和獨立性受到損害的職位;(Ii)不得審計其本身的工作;及(Iii)不得促進本公司的利益。委員會應開展必要的內部和外部盡職調查程序,並在提出關於遵守上述標準的任何建議時正式詢問審計員。
作品分類如下:
A. 禁止的作品:
1.會計簿記/記錄;
二.設計和實施信息系統;
公司財務經濟評價、公允意見、評估報告及其他類似資產評估報告;
四.精算服務;
五、將內部審計服務外包;
六.行政職能,如執行幹事、經理或任何其他要求作出決定的人,無論是永久的還是臨時的;
七.與人力資源有關的職位;
經紀或談判服務、向投資銀行家提供諮詢或投資諮詢;
IX.法律服務;
專家服務和與審計無關的專業服務;
習。工資單處理;
第十二條。設計和實施內部控制;
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第十三條任何作品,包括中籤費的支付;
第十四條。税收抵免調查;
第十五條。保管公司記錄以及與財務報表和其他會計文件檔案有關的任何其他服務;
第十六條。為參與編制和審查財務報告的人或其近親提供與税務有關的服務;以及
第十七條。貸款人員服務。
B.經審計和風險委員會預先核準的工程:
一、税務合規服務,涉及(一)税務徵收,包括準備或更改原始納税申報表、退税申請和納税規劃服務;(二)遵守税務法律和規則,包括審查(A)税收和社會、社會保障和勞務繳費的計算基礎的量化;(二)評估價格轉移、間接税或税收抵免的方法;(三)幫助解決與税收和出資有關的任何糾紛;(四)税務盡職調查和分析與併購有關的影響的税收;以及(五)向税務機關申請技術決定或建議;
2.與外部審計有關的服務,包括:(1)審計服務和相關的專門服務,如會計諮詢和與會計有關的商定或延長的審計程序;(2)與遵守適用的審計規則有關的服務,包括就會計處理或披露交易或事件以及最後標準和細則的提議提供諮詢;(3)關於僱員福利計劃的財務報表的審計;(4)與財務會計和標準報告有關的諮詢;以及(5)協助編寫關於條例或信息披露的報告;
與外部審計和資本市場有關的服務,包括但不限於新意見、慰問函、註冊聲明、前景、年度報告、收到的回覆意見的信件以及將提交給雲服務中心或美國證券交易委員會(視情況而定)的進一步文件;
IV.對採用的內部控制進行評估和診斷,包括(I)根據《薩班斯-奧克斯利法案》第404節(認證參與)的要求,為認證目的審查控制措施,以及(Ii)審查公司、其子公司和附屬公司所涉行業的協議、法律和法規的遵守情況;以及
五、非金融系統的協商。
每年,審計與風險委員會都會按照審計與風險委員會不時審查或更改的每一級別允許的最高金額,批准由獨立審計師提供的預先批准的工程清單。除另有明確規定外,預批期限為十二個月。
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如擬提供的服務一致且在預先核準類別所設定的限額內,本公司、其附屬公司及聯屬公司可為該等服務聘請獨立核數師及/或相關服務,而無須由審計及風險委員會採取進一步行動。審計和風險委員會必須收到根據其自己的決定預先批准提供的服務的報告。
C.其他作品
但與上述A和B項無關,所有由獨立審計師或相關人員執行的工作,包括未列入審計和風險委員會指定類別的工作,均應預先批准(I)由審計和風險委員會或(Ii)由該委員會的一名成員任命,該成員還應在審計和風險委員會正式安排的第一次會議上報告批准情況。
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附件2--公司通過的僱用獨立審計公司僱員和前僱員的規則[內部監管,1.4.c.4]
在提供服務期間以及自提供服務結束之日起計的十二(12)個月內,未經另一方事先書面同意,Ultrapar不得僱用任何在一年內被獨立審計公司解僱的僱員或前僱員,無論是以任何方式或任何理由直接或間接解僱。
只要招聘不是針對上述僱員或前僱員,只要不影響獨立審計師的自主權,這項禁令就不適用。
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簽名
根據1934年《證券交易法》的要求,註冊人已正式促使本報告由正式授權的簽署人代表其簽署。
Date: December 7, 2022
Ultrapar Holding Inc. | |
作者:/s/Rodrigo de Almeida Pizzinatto |
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姓名:羅德里戈·德·阿爾梅達·皮齊納託 |
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職位:首席財務和投資者關係官 |
(Ultrapar Participaçóes S.A.董事會2022年12月7日會議紀要和審計與風險委員會條例)