该公司目前通过北美的直销队伍销售mridian。在世界其他地区,该公司通过直销队伍和分销网络的混合模式营销mridian。该公司向全球范围广泛的客户推销mridian,包括大学研究和教学医院、社区医院、私人诊所、政府机构和独立癌症中心。
根据ViewRay的内部评估,含有Cobalt-60的mridian和mridian Linac都含有一些3TG矿物。
2.供应链概述
我们的供应链很复杂,公司和矿产矿山之间有多个层级。我们不直接从矿山、冶炼厂或炼油厂购买冲突矿物,追踪这些矿物的来源是一项挑战,需要我们依靠供应商来实现供应链的透明度,包括获取有关冲突矿产来源的信息。
我们最初对mridian组件进行了全面分析,然后编制了所有供应商的清单。根据对清单的审查和我们对组件的了解,我们确定了61家产品可能含有3TG矿物的供应商(“潜在的3TG供应商”)。我们将继续评估我们的供应链,寻找其他潜在的3TG供应商,然后审查这些供应商,以确定与冲突矿产相关的任何风险。
3.合理的原产国调查和冲突矿产结论
我们对我们的产品进行了分析,发现在 mridian 中可以找到 3TG Minerals。因此,我们生产的产品受该规则规定的报告义务的约束。
由于公司规模小,mridian的广度和复杂性以及我们供应链的动态性质,很难确定直接供应商的下游供应链成员,而我们的一些直接供应商也很难验证所使用的所有冲突矿物的来源。利用我们的供应链尽职调查流程的结果,我们的外部顾问通过信函和问卷联系了潜在的3TG供应商,旨在更好地解释美国证券交易委员会的相关要求和尽职调查期望,并利用行业标准的无冲突采购倡议(“CFSI”)计划寻求供应链内部的问责制。我们采用了CFSI建立的冲突矿产报告模板(“CMRT”),并通过我们的外部顾问获得了2022年潜在3TG供应商的CMRT结果。
在61家潜在的3TG供应商中,有53家收到了cmRT。根据收到的信息,我们得出结论,在这53家供应商中,有26家没有向ViewRay供应3TG Minerals,5家采购的3TG Minerals来自经过认证或活跃在可信的无冲突组织中的冶炼厂和炼油厂,22家供应商仍在评估中或没有提供完整的信息。
由于目前获得的信息不完整,我们无法在本报告中确定和描述用于处理我们产品中冲突矿物的设施或此类冲突矿物的原产国的完整清单。
4. 尽职调查计划
我们的尽职调查的设计和尽职调查流程的描述
我们的尽职调查流程和工作是根据经合组织框架和相关的 3TG 矿物补充文件设计和制定的。这包括以下措施:
步骤1:建立强大的公司管理体系;
步骤2:识别和评估供应链中的风险;
步骤3:设计和实施应对风险的策略;
步骤4:在供应链的特定点对供应链尽职调查进行独立的第三方审计;以及
第 5 步:每年报告供应链尽职调查。
建立强大的公司管理系统
我们的冲突矿产尽职调查流程包括:制定冲突矿产政策、建立治理结构、由跨职能团队成员组成的工作组、与供应商的沟通和参与、合规流程和衡量、记录保存和上报程序。
冲突矿产政策
公司遵循冲突矿产政策,该政策规定公司承诺避免使用冲突矿产直接或间接为受保国家的武装团体提供资金或使其受益。公司努力确保其供应商对向公司供应的部件中使用的冲突矿物的来源进行尽职调查。
管理系统和内部团队
ViewRay 聘请了一名外部顾问,以确保遵守该规则。在内部,工作组负责与潜在的3TG供应商进行持续沟通;获取冲突矿产评估结果;执行必要程序,确保从潜在的3TG供应商那里收到的答复符合规则;并处理与ROCI和尽职调查计划有关的所有问题。
维护记录
ViewRay已经建立了尽职调查合规流程,并制定了文件和记录维护机制,以确保公司在结构化电子数据库中保留相关文档至少五年。
识别和评估供应链中的风险
如上所述,我们通过对mriDian成分的全面分析,确定了其产品可能含有3TG Minerals的供应商名单。
我们的外部顾问致函我们的相关供应商,根据该规则要求的义务解释我们的目标。通过我们的外部顾问,我们使用CFSI开发的CMRT向相关供应商征求了信息。我们审查了收到的回复,并对我们认为不一致、不完整或不准确的回复采取了后续行动,并向未回应我们信息请求的相关供应商发送了提醒。然后,我们将其中提供的信息与CFSI认证的冶炼厂名单进行了比较。
设计和实施应对风险的策略
在收到 cmRT 的回复后,我们会对收到的信息进行尽职调查,并根据需要与相关供应商进行后续跟进。我们与供应商就合规的重要性进行沟通,并与他们互动以收集、分析、存储和监控我们的查询结果。我们的某些管理层成员会定期听取有关我们尽职调查结果的简报。
对供应链尽职调查进行独立第三方审计
ViewRay 与冲突矿产冶炼厂或炼油厂没有直接的采购关系。在可能的情况下,我们依赖第三方的保证和认证,例如CFSI的无冲突冶炼厂计划。
供应链尽职调查年度报告
我们的年度冲突矿产报告和相关的SD表格已提交给美国证券交易委员会,网址为 https://www.sec.gov/edgar,两份文件均可在公司的互联网网站上查阅,链接如下:
http://investors.viewray.com/financial-information/sec-filings。
5. 评估结果
努力确定冲突矿产的原产国
我们认为,执行经合组织准则并使用CMRT从冶炼厂和炼油厂收集信息是目前获取矿山和原产国信息的最著名措施。
调查回复
根据回复我们调查的53家潜在3TG供应商提供的信息,截至本CMR发布之日,我们的尽职调查结果如下:
•26 家供应商不向 ViewRay 提供 3TG 矿物。
•五家供应商提供了含有3TG矿物的物品,这些矿物来自经过认证或活跃于可靠的无冲突组织的冶炼厂和炼油厂。
•22 家供应商仍在评估中或未提供完整的信息。
6.持续改进以降低风险
在我们继续推进尽职调查计划的同时,我们打算加强供应商沟通和培训流程,以提高尽职调查数据的准确性和完整性。我们打算采取以下措施来改善我们进行的尽职调查,以进一步降低我们产品中的冲突矿物可能使受保国家的武装团体受益的任何风险:
•定期与供应商接触,尝试提高对我们询问的回复率并改进供应商回复的内容,包括被确定为不完整、不一致或不准确的回复。
•继续每年对适用的冲突矿产进行和报告供应链尽职调查。
•要求任何被发现从支持受保护国家武装冲突的来源向我们提供冲突矿产的供应商建立不支持此类冲突的冲突矿产的替代来源。
•使用从可靠的行业认证计划收集的信息,验证供应商对冶炼厂和炼油厂的回应。
•继续将我们的供应链调查中确定的冶炼厂和炼油厂与已获得第三方 “无冲突” 称号的设施清单进行比较,并追踪那些未获得此类称号的设施。
•继续向管理层报告我们的供应链风险评估结果。
关于前瞻性陈述的警告
根据1995年《私人证券诉讼改革法》,本报告中包含的有关未来预期、信念、目标、计划或前景的任何陈述均构成前瞻性陈述。此外,任何不是历史事实陈述的陈述(包括包含 “相信”、“预期”、“计划”、“期望”、“可能”、“将”、“将”、“打算”、“估计” 等词语的陈述)也应被视为前瞻性陈述。此处包含的前瞻性陈述基于当前的预期和信念,涉及许多已知和未知的风险和不确定性。本文档中前瞻性陈述的示例包括与我们的未来计划有关的陈述。前瞻性陈述基于我们当前的预期和假设,这些预期和假设可能不准确。
这些陈述不是担保,受风险、不确定性和难以预测的情况变化的影响。有许多因素可能导致事件与本文档中前瞻性陈述所指出的存在重大差异,包括与我们的供应商未充分合作或根本不配合我们的努力相关的风险。实际结果和结果可能与这些前瞻性陈述存在重大差异。因此,这些陈述仅代表其发表之日,除非联邦证券法有要求,否则公司没有义务更新或修改任何前瞻性陈述。