美国
美国证券交易委员会
华盛顿特区,20549
表格6-K |
国外私人发行商报告
根据规则第13a-16或15d-16
1934年《证券交易法》
2022年12月
委托公文编号:001-14950
Ultrapar Holdings Inc.
(注册人姓名英文译本)
Brigadeiro Luis Antonio Avenue,1343,9楼
巴西圣保罗,邮编:01317-910
(主要行政办公室地址)
用复选标记表示注册人是否在表格20-F或表格40-F的封面下提交或将提交年度报告:
Form 20-F ____X____ Form 40-F ________
用复选标记表示注册人是否按照S-T规则101(B)(1)所允许的纸质形式提交了表格6-K:
Yes ________ No ____X____
用复选标记表示注册人是否按照S-T规则101(B)(7)所允许的纸质形式提交表格6-K:
Yes ________ No ____X____
Ultrapar Holdings Inc.
目录
项目
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1.Ultrapar Participaçóes S.A.董事会会议纪要,2022年12月7日 | |
2.对审计与风险委员会的监管 |
Ultrapar Participa‘s S.A.
CNPJ Nr. 33.256.439/0001-39 |
NIRE 35.300.109.724 |
董事会会议纪要
日期、时间和地点:
2022年12月7日上午10:00,公司总部将于圣保罗市9楼1,343号蔚来蚂蚁大道的公司总部举行,该公司也在考虑通过微软团队参与。
出席委员:
(I)董事会成员签署;(Ii)董事会秘书AndréBrickmann Areno先生;(Iii)首席执行官Marcos Marinho Lutz先生;(Iv)首席财务及投资者关系官Rodrigo de Almeida Pizzinatto先生;及(V)就项目1而言,本公司其他行政人员Leonardo Remião Linden女士、Décio de Sampaio Amaral及Tabajara Berelli Costa。
讨论的事项和决议:
1.董事会讨论通过了公司2023-2037年战略规划和2023年预算。
2.董事会按照审计和风险委员会提出的建议,核准了对《条例》的修改,并立即生效。
3.考虑到本机构在2022年9月21日的会议上批准的公司第六次限制性股票补偿计划,董事会成员批准了一份新的名单,该名单提交给公司总部,其中包括公司人民委员会指定的参与计划的参与者和相当数量的股份。因此,根据先前批准的会议记录,授权执行本公司与计划的每个参与者之间的各自协议,以及根据每个协议中规定的条款和条件授予用益物权和交付股份。
注:决议获得所有董事会成员的批准,没有任何修改或限制。
由于没有其他事项要讨论,会议结束了,这些会议纪要由所有出席的董事会成员撰写、阅读、通过和签署。
Pedro Wongtschowski--董事长
Ana Paula Vitali Janes Vescovi
Flávia Buarque de Almeida
豪尔赫·马奎斯·德·托莱多·卡马戈
何塞·加洛
何塞·路易斯·阿尔奎雷斯
何塞·毛里西奥·佩雷拉·科埃略
奥塔维奥·洛佩斯·卡斯特罗·布兰科·内托
安德烈·布里克曼·阿雷诺--董事会秘书
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1. 职责
1.1.Ultrapar审计与风险委员会(“委员会”)是与董事会直接相关的常设法定咨询机构,有自己的预算并独立运作,受适用的法律和法规的约束,特别是CVM条例第23/2021号、B3 S.A.-Brasil、Bolsa、Balcão的Novo Mercado部门的条例(分别为“Novo Mercado条例”和“B3”)、公司的附例(“附例”)和本内部条例(“条例”)。
1.2.该委员会旨在协助董事会监督(1)公司财务报表的完整性和质量,(2)公司遵守法律和监管要求的情况,(3)独立审计师的资格和独立性,(4)公司内部审计和独立审计师职能的履行,以及(5)公司的风险管理。[纽约证券交易所,303A.07(B)(I)(A)和CVM法规第23/2021号,第31-D条]
1.3.在行使其权力时,委员会必须遵守和执行这一规定,其成员必须履行其职责,尊重忠诚和勤勉的义务,并对他们所接触到的信息保密。
1.4. 委员会应履行以下职责:
A.财务报表
A.1.评估季度信息、中期报表和财务报表;[附例第40条第2款(C)项和《Novo Mercado条例》第22、IV、(B)条]
A.2.评估管理层的报告和公司及其子公司的财务报表,执行董事会认为必要的任何建议;[附例,第四十条第二款,(乙)项]
A.3.与公司管理层和独立审计师会面,审查和讨论公司的年度和中期财务报表,包括业绩评论;[纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(B)]
A.4.审查与会计原则和财务报表有关的主要主题,包括公司采用的会计原则的重大变化,以及与公司内部控制的充分性有关的主要问题,以及针对发现的任何重大控制问题采取的任何审计程序;[纽约证券交易所,303A.07-一般评论(A)]
A.5.与独立审计师一起审查审计发现的任何问题或问题以及管理层的相应回应;[纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(F)]
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A.6.审查监管和会计措施以及表外结构对公司财务报表的影响;[纽约证券交易所,303A.07-一般评论(C)]
A.7.讨论披露业绩发布的一般指示(特别注重使用“形式上的”或“调整后的”等术语)和财务信息以及向分析师和评级机构提供的业绩指导; [纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(C)和一般评论(D)]
A.8.审查管理层和/或独立审计师就编制会计和财务报告所用列报或假设的重大问题编写的分析,包括对公司在财务报表中采用的其他会计做法的影响的分析;[纽约证券交易所,303A.07-一般评论(B)]
A.9.与董事会一起审查与财务报表质量或完整性有关的任何重要议题;[纽约证券交易所,303A.07(B)(III)(H)评注和纽约证券交易所,303A.07(B)(I)(A)(1)]
A.10.根据调整后的会计数据和非会计数据监测信息和计量的质量和完整性,这些数据增加了通常的财务报表报告结构没有提供的要素;以及 [CVM条例第23/2021号,第31-D条,III,(C)]
A.11.监督公司财务报表编制区域的活动。[CVM条例第23/2021号,第31-D、II、(D)条]
B.遵守法律和法规要求
B.1.除法规和内部法规外,确保公司拥有接收和处理有关未能遵守适用于公司的法律和法规规定的信息的手段,包括规定保护提供者和确保信息保密性的具体程序;[《Novo Mercado条例》,第22、IV、(F)条。附则第40条第2款(G)项有类似的措辞。]
B.2.确保公司有程序:(I)接收、维护和处理公司收到的关于会计或审计问题的投诉;以及(Ii)让公司的员工以保密和匿名的方式处理可能讨论的任何会计或审计问题;以及[美国证券交易委员会,规则10A-3(C)(3)(Vi)]
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B.3.与董事会一起审查与公司是否符合法律和法规规定有关的任何重大问题。 [纽约证券交易所,303A.07(B)(III)(H)评注和纽约证券交易所,303A.07(B)(I)(A)(2)]
C.独立审计师
C.1.对独立审计服务的聘用和解聘提出意见,向董事会推荐独立审计师及其继任者;[附例,第40条第2款(A)项和Novo Mercado条例,第22、IV、(A)条]
C.2.监督独立审计师的活动,以评估其独立性、提供的服务的质量以及根据公司的需要提供的服务是否足够;[CVM条例第23/2021号,第31-D、II、a条]
C.3.就监督公司的独立审计以及评估独立审计的资格和独立性向董事会提供建议;[纽约证券交易所,303A.07(B)(I)(A)(3),纽约证券交易所,303A.07(B)(I)(A)(4)和纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(H)评注]
c.4.至少每年一次,获取并审查一份独立审计报告,说明:其内部质量控制程序;在最近一次质量控制审查或同行进行的审查中指出的任何重大问题,或过去5年来自政府当局或类别组织的与所进行的一项或多项审计工作有关的问题或询问,以及独立审计员为处理此类情况而采取的措施;以及评估独立审计员的独立性以及独立审计公司与公司之间的所有关系;[纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(A)]
C.5.制定从独立审计公司招聘员工和离职员工的政策;[纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(G)]
C.6.在独立审计提供任何服务之前,批准任何与审计无关的服务,包括适用法律不禁止的税务工作;[Public Law 107-204 – July 30, 2002, Sec201(a)(h)]
C.7.与董事会一起审查与独立审计师的业绩和独立性有关的任何重大问题;以及[纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(H)评注]
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D.内部审计
D.1.召开会议并监督风险、合规和审计执行委员会和公司内部控制领域的活动,包括跟踪和评估公司及其子公司的内部控制结构和内部和独立审计程序的有效性、充分性、质量和完整性,包括关于萨班斯-奥克斯利法案的规定,提出认为必要的改进政策、做法和程序的建议;以及[附例第40条第2款(D)项和CVM条例第23/2021号第31-D、II、(B)条。《Novo Mercado条例》第22、IV、(C)条和第23、III条对此作出了规定。]
D.2.与管理层和内部审计部门一起,评估和监督公司与关联方进行的交易及其各自披露的充分性;以及[云服务器管理条例第23/2021号,第31-D、V条]
D.3.与董事会一起,审查与风险、合规和审计委员会绩效相关的任何重要主题。[纽约证券交易所,303A.07(B)(III)(H)评注和纽约证券交易所,303A.07(B)(I)(A)(4)]
E. 风险管理
E.1.根据风险管理政策的条款,评估和监督公司董事会确定的风险敞口的质量和完整性。另一项职责是就其内容的任何审查提供声明,并建议董事会设定可接受的风险水平。[Novo Mercado条例,第22条,第四款(D)项;附例,第40条,第2款,(E)项,CVM条例第23/2021号,第31-D条,第三款(A)项和第四款]
E.2.讨论公司的评估和风险管理政策(风险管理政策);[纽约证券交易所,303A.07(B)(Iii)(D)]
E.3.评估、监督公司内部政策的任何调整或改进,包括关联方之间的交易政策,并向管理层提出建议;以及[《Novo Mercado条例》第22、IV、(E)条和附例第40条第2款、(F)项]
E.4.评估公司风险管理、控制和治理流程的质量和有效性。[《Novo Mercado条例》,第23条第四款]
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2. 组织和组成
2.1.委员会应根据公司的章程组成。
2.1.1如果委员会出现空缺,其他成员应向董事会推荐替代人选,以完成剩余任期。董事必须在他们对空缺职位的决策过程中考虑这一建议。
2.2.本公司的控股股东(如有)、联属公司或受共同控制的公司不得担任本公司或其附属公司的上述委员会成员。[《Novo Mercado条例》,第22条第3款]
2.3. 任何同时也是上市公司三个以上审计委员会成员的成员不得参加该委员会,除非公司董事会了解,参与不会损害该成员正确行使其职责的能力。[NYSE, 303A.07(a)]
2.4. 委员会成员的职位不能分配给任何其他人。每名成员必须作出承诺,以避免任何可能影响本公司及其股东利益的冲突情况。
2.5.委员会成员在开展活动时必须不偏不倚。
2.6.委员会成员应在签署适用的授予文书后在委员会任职,该文书将规定担任这一职务的条件,包括6.404/76号法律第147条规定的条件。
2.7.委员会协调员也由董事董事会任命,协调员应:[Novo Mercado条例,第22条,III和CVM条例第23/2021号,第31-B条,第2款]
a) 根据项目3规定的规则召集、举行和主持委员会会议;
b) 至少每季度与董事会召开一次会议;
c) 出席公司股东周年大会;
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d) 在董事会、公司执行董事会及其内部和外部审计中代表委员会,始终尊重委员会以及其他机构和内部委员会的决定。必要时,在送交委员会注意的邮件、邀请函和报告上签字;以及
e) 应其本人或委员会某一其他成员的请求,代表后者邀请出席委员会会议的任何其他成员。
2.7.1如果协调员缺席或暂时不能出席,可由委员会其他成员任命的另一名成员接替。
2.7.2.在必要或方便的情况下,委员会协调员与委员会的其他成员还必须:(A)每个季度与董事会开会或在董事会召开特别会议时报告委员会的活动,以及(B)出席公司的年度股东大会。
2.8。根据需要,委员会成员应指定哪位成员担任财务专家,以帮助公司遵守适用的美国法律。
2.9。应为委员会和会议指定一名秘书,负责起草会议记录,并向委员会提供一切和任何帮助,执行委员会成员要求他/她采取的所有行动。
3. 操作
3.1.委员会通常每两(2)个月召开一次会议,特别是在协调员、成员或董事会主席要求时召开会议。委员会的每项决定均应以多数成员的决定为准,如果出现平局,协调员有权投决定票。[CVM条例第23/2021号,第31-B条,III]
3.2.召回通知应至少提前七(7)个日历天以电子方式发送,如果情况紧急,应在较短的时间内发送。会议应在公司总办事处举行,除非特殊情况建议在其他地方举行。只要允许电子投票,可以通过电话会议、视频会议或任何其他远程通信手段出席会议。只要委员会所有成员都出席会议,即可放弃召集。
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3.3.由于会议原因,委员会成员应收到与议程有关的所有文件。
3.4.会议应在至少三分之二(2/3)成员出席的情况下举行。他们中必须有一人是协调员。必须遵守第2.7.1条。根据上述计算,只要结果是小数值,就应对其进行四舍五入以供会议使用。
3.5.委员会可以召集董事会成员、高级管理人员、公司内部和外部员工参加会议。委员会还可要求任何其他人士出席会议,提供与所讨论事项有关的资料或与所讨论事项有关的资料,或提供澄清任何疑虑所需的资料。
3.6.委员会的事项、建议和意见应记录在会议记录中,会议记录应由出席会议的委员会成员执行,会议记录应包括讨论的相关要点、出席者名单、提及合理缺席、可能出现的违规情况、要求采取的措施以及成员之间存在分歧的任何问题。会议的证明文件将在公司总部提交。
3.7.委员会的活动必须由公司每年在一份总结报告中披露,该报告详细说明了召开的会议和讨论的主要事项,强调了向董事会提出的建议以及管理层、独立审计师和委员会之间就公司财务报表发生争议的任何事件。[Novo Mercado法规,第22条第1款和CVM法规第23/2021号,第31-D条,VI。]
3.8.如果财政委员会是根据第6,404/76号法律设立的,委员会应保留其职责,只行使法律赋予它的权力。
4. 最终条款
4.1.委员会最后应:
(A)在其职责范围内保障公司的利益;及
(B)以高尚的道德标准指导其行为,并遵守和鼓励公司良好的公司治理做法。
4.2.委员会如认为履行其职能所需,可召集专家并要求聘请任何外部顾问。 [美国证券交易委员会,规则10A-3(C)(3)(Vi)]
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4.3.每年,委员会应根据委员会任何成员的请求,核准本财政年度的活动日程表,该日程表可在此期间视需要改变。上述进度表及其任何变动应提交董事会。
4.4.为履行其职责,委员会应拥有业务自主权和由委员会自己确定的年度预算,并应由董事会核准其业务费用,包括履行其职能的费用、独立审计员的薪酬、订约审查和意见服务、聘请专家和外部顾问向委员会提供咨询意见以及履行职责所需的任何其他行政费用。[美国证券交易委员会,规则10A-3(C)(3)(6)和诺和梅尔卡多规则,第22条,I]
4.5.委员会应不时与管理层、独立审计师和风险、合规和审计官员举行单独会议,以履行适用法律、公司章程或本法规规定的职责。[NYSE, 303A.07(b)(i)(E])
4.5.1.委员会可随时与公司的其他合格机构互动,以接收和评估有关公司不遵守法律和法规规定以及法规、政策和内部守则的信息;[附例,第四十条第二款(H)项]
4.6.根据《Ultraa关于利益冲突和与关联方交易的政策》的条款,如果委员会的一名成员在讨论的任何事项上存在任何利益冲突或私人利益,该成员必须及时将此事通知其他成员,并应按照上述政策的规定解决该问题。
4.6.1.如果可能存在潜在利益冲突或私人利益的委员会任何成员没有通报这一事实,了解情况的委员会任何其他成员都可以这样做。如果上述成员自愿不传达上述事实,则应被视为违反了本条例和上述Ultraa的政策。
4.6.2。一旦发现利益冲突或私人利益,有关人员不得参与讨论,在事情解决之前暂时不参加会议。
4.6.3。关于第4.6条或第4.6.1条、主要条款或视具体情况而定的第(1)款所述的利益冲突或特殊利益情况的说明,以及上述项目4.6.2各项规定随后的适用情况,应载于会议记录。
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4.6.4。根据委员会成员投票作出的决议,如果该成员的利益与Ultraa存在利益冲突,则该决议可被宣布无效,并应评估由此造成的任何潜在损失。
4.7.在每个任期内,委员会应根据公司制定的程序对成员的业绩进行评估。结果将由委员会协调员发送给董事会。 [Novo Mercado法规,第18条]
4.8.根据适用法规,与委员会讨论有关的所有佐证材料以及根据上述项目3.7中的信息编制的年度报告以及证明委员会活动和描述成员的其他文件应保存在公司总部。[CVM条例第23/2021号,第31-C条第7款和第31-E条,]
4.9.本规例中的遗漏将由委员会解决。
4.10.本条例自董事会批准之日起施行,并将在公司网站上公布。
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附件1-预先审批政策用于签约可由以下机构提供的服务独立审计师 [内部监管,1.4.c.5]
本政策旨在规管条款、条件及程序,规定独立核数师及/或相关实体向本公司、其附属公司及联营公司提供与审计有关的服务、税务咨询及任何其他与审计无关的服务的条件,以确保其完全遵守审计与风险委员会的内部规例所规定的监管法律条文。
本政策的一项基本原则是,独立核数师(I)不得担任与本公司管理层有关的职位或其客观性和独立性受到损害的职位;(Ii)不得审计其本身的工作;及(Iii)不得促进本公司的利益。委员会应开展必要的内部和外部尽职调查程序,并在提出关于遵守上述标准的任何建议时正式询问审计员。
作品分类如下:
A. 禁止的作品:
1.会计簿记/记录;
二.设计和实施信息系统;
公司财务经济评价、公允意见、评估报告及其他类似资产评估报告;
四.精算服务;
五、将内部审计服务外包;
六.行政职能,如执行干事、经理或任何其他要求作出决定的人,无论是永久的还是临时的;
七.与人力资源有关的职位;
经纪或谈判服务、向投资银行家提供咨询或投资咨询;
IX.法律服务;
专家服务和与审计无关的专业服务;
习。工资单处理;
第十二条。设计和实施内部控制;
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第十三条任何作品,包括中签费的支付;
第十四条。税收抵免调查;
第十五条。保管公司记录以及与财务报表和其他会计文件档案有关的任何其他服务;
第十六条。为参与编制和审查财务报告的人或其近亲提供与税务有关的服务;以及
第十七条。贷款人员服务。
B.经审计和风险委员会预先核准的工程:
一、税务合规服务,涉及(一)税务征收,包括准备或更改原始纳税申报表、退税申请和纳税规划服务;(二)遵守税务法律和规则,包括审查(A)税收和社会、社会保障和劳务缴费的计算基础的量化;(二)评估价格转移、间接税或税收抵免的方法;(三)帮助解决与税收和出资有关的任何纠纷;(四)税务尽职调查和分析与并购有关的影响的税收;以及(五)向税务机关申请技术决定或建议;
2.与外部审计有关的服务,包括:(1)审计服务和相关的专门服务,如会计咨询和与会计有关的商定或延长的审计程序;(2)与遵守适用的审计规则有关的服务,包括就会计处理或披露交易或事件以及最后标准和细则的提议提供咨询;(3)关于雇员福利计划的财务报表的审计;(4)与财务会计和标准报告有关的咨询;以及(5)协助编写关于条例或信息披露的报告;
与外部审计和资本市场有关的服务,包括但不限于新意见、慰问函、注册声明、前景、年度报告、收到的回复意见的信件以及将提交给云服务中心或美国证券交易委员会(视情况而定)的进一步文件;
IV.对采用的内部控制进行评估和诊断,包括(I)根据《萨班斯-奥克斯利法案》第404节(认证参与)的要求,为认证目的审查控制措施,以及(Ii)审查公司、其子公司和附属公司所涉行业的协议、法律和法规的遵守情况;以及
五、非金融系统的协商。
每年,审计与风险委员会都会按照审计与风险委员会不时审查或更改的每一级别允许的最高金额,批准由独立审计师提供的预先批准的工程清单。除另有明确规定外,预批期限为十二个月。
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如拟提供的服务一致且在预先核准类别所设定的限额内,本公司、其附属公司及联属公司可为该等服务聘请独立核数师及/或相关服务,而无须由审计及风险委员会采取进一步行动。审计和风险委员会必须收到根据其自己的决定预先批准提供的服务的报告。
C.其他作品
但与上述A和B项无关,所有由独立审计师或相关人员执行的工作,包括未列入审计和风险委员会指定类别的工作,均应预先批准(I)由审计和风险委员会或(Ii)由该委员会的一名成员任命,该成员还应在审计和风险委员会正式安排的第一次会议上报告批准情况。
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附件2--公司通过的雇用独立审计公司雇员和前雇员的规则[内部监管,1.4.c.4]
在提供服务期间以及自提供服务结束之日起计的十二(12)个月内,未经另一方事先书面同意,Ultrapar不得雇用任何在一年内被独立审计公司解雇的雇员或前雇员,无论是以任何方式或任何理由直接或间接解雇。
只要招聘不是针对上述雇员或前雇员,只要不影响独立审计师的自主权,这项禁令就不适用。
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签名
根据1934年《证券交易法》的要求,注册人已正式促使本报告由正式授权的签署人代表其签署。
Date: December 7, 2022
Ultrapar Holding Inc. | |
作者:/s/Rodrigo de Almeida Pizzinatto |
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姓名:罗德里戈·德·阿尔梅达·皮齐纳托 |
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职位:首席财务和投资者关系官 |
(Ultrapar Participaçóes S.A.董事会2022年12月7日会议纪要和审计与风险委员会条例)