3.冲突矿业公司政策声明
他表示,该公司相信Conflicent Minerals的采购是负责任的。我们的目标是确保在我们购买和制造的产品中只使用无冲突的矿物和部件。该公司已经通过了一项支持这些努力的政策,该政策可在我们的网站上查阅,网址是:www.cooperstandard.com/conflict-minerals-corporate-policy-statement.
4.合理的原产国查询
我们业务的主要原材料包括三元乙丙橡胶(“三元乙丙橡胶”)和合成橡胶、碳钢制造的部件、塑料树脂和部件、炭黑、工艺油、铝制部件和天然橡胶。像许多下游公司一样,我们不直接购买任何3TG,并且与用于加工它们的冶炼厂或精炼厂(“SOR”)相隔许多层。由于我们是从SOR中分离出来的许多层,所以在冶炼后追踪冲突矿物是不可行的,因为精炼金属作为各种成分的小部件进入我们的供应链。因此,我们必须依赖我们的直接供应商,而这些供应商又必须依赖他们的供应商,来收集和报告他们供应给我们的产品中3TG的来源和保管链(如果有的话)的信息。
由于我们的规模,我们产品的复杂性,以及我们供应链的深度、广度和不断发展,我们认为对所有供应商进行调查是不可行的。因此,我们确定,我们合理地认为,在2020年报告期内,从刚果民主共和国或邻国向我们供应含有或可能含有3TG的产品或部件的风险最高的供应商(“范围内供应商”)是那些汽车零部件或部件的供应商:
A.在国际材料数据系统中报告存在一种或多种冲突矿物;以及
B.这些冲突矿物的存在并不能严格地归因于3TG的合金和/或化合物中的杂质,正如数据的用例分析所确定的那样。
基于上述标准,我们确定了我们的41家直接供应商在我们的范围内,这也是我们真诚努力确定3TG在我们供应链中原产地的地方。我们使用通过责任矿产倡议(RMI)免费提供的冲突矿产报告模板(“CMRT”)来调查我们的供应商。CMRT专门设计用于帮助企业识别供应链中的3TG,确定原产国,并识别用于加工3TG的冶炼厂或炼油厂。我们认为,使用CMRT调查范围内的供应商是确定冲突矿产是否来自冲突地区或帮助资助武装冲突的合理手段。根据这些调查问卷的结果,我们得出结论,我们不能排除3TG矿物起源于冲突地区,而不是来自回收或废料来源的可能性。因此,我们开展了下文所述的进一步尽职调查活动。
第二节介绍尽职调查程序
A.尽职调查框架的设计
我们的尽职调查措施旨在所有实质性方面都符合经济合作与发展组织(“OECD”)关于受冲突影响和高风险地区矿产负责任供应链的五步框架尽职调查指南(第三版)以及黄金和锡、钽和钨的相关补充(“OECD尽职调查指南”)。
B.尽职尽责
(一)建立健全公司管理制度
*
除了上面提到的Confliction Minerals公司政策声明外,公司还采取了以下其他政策,以表明和促进我们对负责任的采购、道德商业实践以及社会责任和可持续性的承诺:
·我们的全球供应商行为准则要求我们的供应商对其供应链进行合理的尽职调查,以确保冲突矿物来自冲突地区以外的矿山和冶炼厂,如果来自冲突地区内,则来自经独立第三方认证为刚果民主共和国无冲突的矿山和冶炼厂。如果任何供应商目前都没有这种能力,那么这样的供应商就被要求披露其未来这样做的计划。供应商应根据要求及时向库珀标准公司披露所有信息。供应商行为准则的副本可在我们的网站上获得,网址为:https://www.cooperstandard.com/supplier-code-conduct;
·我们的“行为准则”(“守则”)强化了我们对道德商业实践的承诺,并期望所有董事、高级管理人员和员工都将遵守预期的行为,并将继续遵守“守则”以及适用于其工作的公司政策、法律和法规。本准则可在我们的网站上获得,网址为:https://www.cooperstandard.com/corporate-governance/code-conduct-0;和
·我们的人权政策强化了我们对道德和对社会负责的商业实践的承诺。这一政策阐明了我们的承诺,即确保我们的全球运营以一种维护包容性工作场所的方式进行,在这个工作场所,人们自愿就业,禁止非法雇用或剥削儿童,员工的权利和自由得到尊重。我们希望我们的供应商和商业伙伴都能分享这一承诺。我们在员工培训计划和供应商行为准则中传达这些期望。我们的人权政策可在我们的网站上查阅,网址是:www.cooperstandard.com/Global_Human_Rights_Policy.
*内部团队支持供应链尽职调查
公司成立了冲突矿产监督委员会(“委员会”),以设计、实施、支持和监督冲突矿产计划;采用RCOI和尽职调查准则;以及以其他方式识别、评估和应对我们供应链中的风险。委员会成员包括下列执行和非执行、跨职能的专题专家:
·高级副总裁、首席法务官兼秘书(“执行赞助人”)
·全球健康、安全和环境副总裁(“HS&E”)
·供应链和采购部总监
·HS&E全球可持续与化学合规部高级经理
该委员会成立了一个“核心小组”,负责冲突矿产项目的日常管理工作。核心团队负责向我们的供应商发送CMRT,收集和评估他们的回复,跟进提供不充分或不正确信息的供应商,向没有回复的供应商发送提醒,监控和跟踪回复的状态,然后将报告汇总到公司的客户。核心小组通过内部通信和/或会议向委员会报告冲突矿物方案的状况。委员会又在必要时向执行赞助国报告其调查结果。
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一、鼓励与行业团体共同参与
因为我们与任何供应商没有直接关系,所以很难确定我们直接供应商上游的参与者。因此,我们与汽车行业的其他主要制造商接触并积极合作,我们与这些制造商共享供应商或与我们有业务关系的其他下游公司。我们支持RMI作为付费会员。RMI设计和管理了负责任的矿物保证流程(“RMAP”),以确定加工3TG矿物的SOR,并独立审计这些冶炼厂和精炼厂,以验证那些只供应无冲突3TG矿物的冶炼厂和精炼厂。通过我们的会员资格,我们受益于获得RCOI和冶炼厂验证数据、有关采购计划和监管发展的信息、有价值的工具(如CMRT)以及我们用来加强我们的冲突矿产计划的其他资源。通过我们在RMI中的成员资格,我们还加入了冶炼厂接洽团队。通过我们在RMI的会员资格,我们还支持工研院锡供应链倡议(ITSCi)计划,该计划提供区域内的核查和尽职调查系统,并在RMI月会上监测和报告其努力。
我们参与并积极参与了其他几个行业协会,特别是汽车行业行动小组(“AIAG”)。我们也是AIAG冲突矿物工作组的代表。AIAG及其冲突矿产工作组的举措包括努力提高供应链透明度和遵守冲突矿产报告要求;制定进行尽职调查、供应链参与和报告的最佳实践;制定共同标准和报告工具;与SOR接触以促进不存在冲突的验证计划;以及提供培训和认识。
作为付费会员,我们还积极参与制造商生产力与创新联盟(“MAPI”),包括MAPI的可持续发展理事会,使我们有机会了解汽车行业以外的制造商如何识别和降低供应链中的风险,并进一步改进我们的尽职调查和报告实践。
二、推进数字信息共享
通过我们的RMI会员资格,我们支持扩展数字信息共享系统。RMI的会员资格使我们能够访问与通过RMAP验证的设施相关的RCOI数据,该数据还可以访问3TG采购国家/地区,从而支持公司的决策
和披露,以肯定地支持从受冲突影响和高风险地区进行负责任的采购。我们的会员资格还为我们提供了访问RMI冶炼厂数据库的机会,该数据库包含有关3TG供应链中的公司的信息。它还为我们提供了获得洞察力、提示以及由行业专业人士和问题专家组成的志同道合的社区的途径。我们可以获得有关地区性问题、各种采购计划、监管计划等方面的最新信息。我们使用RMI提供的各种工具和资源,包括各行各业的公司使用的CMRT来披露和沟通其供应链中的冶炼厂。
包括我们在内的许多制造商都使用iPoints Conflicts Minerals Platform(“IPCMP”),这是一个支持数字信息共享的在线工具。它允许公司收集、审查和响应供应链上下的信息请求,并使公司能够满足为其客户以及政府和监管机构收集、管理、汇总和报告冲突矿物信息的要求。IPCMP还保留了一份冶炼厂/精炼厂名单,该名单根据RMI提供的信息不断更新。
我们敦促我们的供应商加入IPCMP,在披露过程中提交答复、发送和接收通信,并总体上提高冲突矿物报告过程的速度和准确性。如果供应商不想使用IPCMP,我们还允许他们选择通过电子邮件提交信息。信息从电子邮件中提取出来,手动输入IPCMP,并与我们最初的请求相匹配。
*加强公司与供应商的接触
大体上,我们与客户和供应商的合同是长期的,在续签之前不能修改,在某些情况下,我们的客户合同是“直接来源”合同,这意味着我们必须使用客户选择的供应商。因此,除了通过我们在RMI等组织中的成员资格之外,我们对上游供应商或供应链中的其他供应商没有有效的影响力。
通过我们的RMI付费会员资格,我们有机会影响行业对冲突矿物报告要求和利益相关者的其他期望的回应。它使我们能够获得洞察力、提示,以及由行业专业人士和问题专家组成的志同道合的社区,这些专家正在为公司开发解决方案。我们还受益于促进与利益相关者的接触,包括公民社会组织、社会责任投资者团体、政府和多边机构,以确保我们的公司拥有所有相关的视角,帮助我们就供应链实践做出选择。
此外,如上所述,我们还通过了供应商行为守则,这强化了我们的期望,即我们的供应商将对其供应链进行合理的尽职调查,以确保冲突矿物来自冲突地区以外的矿山和冶炼厂,如果来自冲突地区内,则来自经独立第三方认证为刚果民主共和国无冲突的矿山和冶炼厂。如果任何供应商目前没有这种能力,我们要求我们的供应商披露他们未来的计划。供应商应根据要求及时向库珀标准公司披露所有信息。
这是一种新的申诉机制。它是一种新的申诉机制,也是一种新的申诉机制。
员工和供应商可以通过名为道德点的独立第三方服务,在保密的基础上举报违反我们政策的行为。有很多种方法可以做报告,而且
这些内容在《规范》中有所规定,也可在https://www.cooperstandard.com/corporate-governance/speak-integrity.上获得
2.识别和评估供应链中的风险
由于我们的规模、产品的复杂性、供应链的深度、广度和不断演变,以及我们离资源有很多层的事实,在冶炼后追踪冲突矿物是不可行的,因为精炼金属作为各种成分的小部件进入我们的供应链。为了克服这些实际挑战,我们使用CMRT和IPCMP从我们的供应商那里收集关于供应链中冲突矿物的来源和来源的信息。IPCMP产生的危险信号,以及AIAG出版的“向汽车行业报告冲突矿产指南”(“AIAG指南”),帮助我们识别和评估供应链中的风险。通过使用上述资源,我们能够衡量我们收到的数据的完整性,并跟踪供应商的数量和百分比,哪些供应商回复了可接受的CMRT,哪些供应商提供了不完整或不一致的回复,或哪些供应商根本没有回复。这些数据还使我们能够监测与前几年相比的改善情况。通过RMI的付费会员资格,我们帮助为SOR参与的能力提供资金,并确定系统层面的差距,例如某些地区或未参与行业计划的SOR缺乏尽职调查能力;确定矿产供应链风险评估的范围;评估SOR是否已执行经合组织尽职调查指南建议的所有尽职调查要素;以及在必要时,对矿产冶炼厂或精炼商自己的设施进行联合抽查或审计。
3.设计并实施应对已识别风险的策略
如上所述,委员会设计了一项风险管理计划,通过该计划执行、管理和监测我们的冲突矿产管理方案。核心团队参与和参与行业驱动的项目,跟踪供应商尽职调查结果,向我们的客户提交报告,并向委员会报告调查结果的状态。委员会又在必要时向执行赞助国报告其调查结果。
核心团队使用CMRT对范围内的供应商进行RCOI和尽职调查,并使用AIAG指南评估这些回应。我们敦促我们的供应商在尽职调查过程中使用IPCMP提交答复并发送和接收通信。我们通知他们,可以通过IPCMP和AIAG的网站链接获得书面说明和在线培训。如果供应商不想使用IPCMP,我们还允许他们选择通过电子邮件提交信息。信息从电子邮件中提取出来,手动输入IPCMP,并与我们最初的请求相匹配。
核心团队针对模板中报告的数据与IMDS中报告的数据进行比较,分析每个答案的完整性或不一致性。他们使用IPCMP和AIAG指南中自动生成的危险信号来评估答复并突出需要额外尽职调查的领域。他们直接跟进那些不能明确回答这些问题、未能确定冶炼厂或根本没有回应的供应商。他们使用通过IPCMP生成的提醒系统来促使供应商做出回应,如果有必要,我们会将问题升级到我们的买家,他们被要求联系他们的销售联系人以获得回应。
核心团队继续以这种方式工作,直到他们对供应商进行了尽职调查并尽其所知、尽其所知、尽其所信回答了所有问题感到满意。凭借我们在RMI的付费会员资格,核心团队能够验证准确性
以及范围内供应商所识别的SOR的完整性,方法是将此类SOR的列表与已根据RMAP接收到“符合”或其他指定的处理设施的RMI列表进行比较。他们还能够监测SOR在其尽职调查实践中是否表现出改善。通过我们在RMI的会员资格,我们支持工研院锡供应链倡议(ITSCi)计划,该计划提供区域内的核查和尽职调查系统,并在RMI月会上监测和报告其努力。
4.在确定的供应链节点进行供应链尽职调查的独立第三方审核
我们与SOR没有直接关系,也不会对我们供应链中的这些实体进行或直接审计。然而,通过我们在RMI的付费会员资格,我们通过RMAP和类似计划支持冶炼厂审计。
5.供应链尽职调查年度报告
如有必要,我们每年向美国证券交易委员会提交一份SD表格和一份Conflict Minerals报告,报告OECD尽职调查的五个步骤和我们供应链尽职调查的结果。冲突矿产公司的报告发布在我们公司的网站上,网址是:www.cooperstandard.com/conflict-minerals-corporate-policy-statement.
第三节报告尽职调查结果
1.调查结果
我们使用上面RCOI部分中描述的CMRT对41家范围内的供应商进行了调查。这些标准包括不及时或不完整的答复,以及模板中报告的数据与IMDS中报告的数据不一致。我们利用AIAG指南和IPCMP内自动生成的危险信号来帮助我们评估答复并强调需要额外尽职调查的领域。我们直接与这些供应商合作,提供可接受的CMRT。
在接受调查的41家范围内供应商中,有6家由于进一步分析我们的采购记录而被淘汰。在其余35家范围内的供应商中,有20家表示至少有一种矿物来自冲突地区。
2.确定地雷或原产地的能力
我们已经确定,为了确定3TG在我们供应链中的矿场或原产地,最合理的方法是向我们的直接供应商发送CMRT,要求他们从直接供应商那里获得这些信息,依此类推,直到我们收到可接受的CMRT;通过我们在RMI中的付费会员资格;以及通过我们参与AIAG Conflicent Minerals工作组。
3.熔炼剂或精炼剂
调查答复确定了我们供应链中的287个SOR。我们将它们与RMI列出的SOR名单进行了比较,确定了287家(81.9%)被认定的冶炼厂中有235家(81.9%)被认为是无冲突的,或者在审计过程中进行了合作,以实现无冲突。其他52名
确定的SOR被提供给成员的RMI冶炼厂分析工具标记为需要扩展,我们给他们发了信,敦促他们参与RMAP。
我们的供应商都无法确定我们零件中所含冲突矿物的来源;因此,我们不能得出结论,我们含有冲突矿物的任何零件来自刚果民主共和国或任何毗邻国家的矿山或矿砂,也不能断定它们是否资助了这些国家的武装冲突。因此,我们没有在这份报告中附上SOR的清单。
第四节:提出为降低风险应采取的步骤
我们已经或打算在未来采取以下步骤,以改进进行的尽职调查,并进一步降低我们产品中必要的冲突矿物可能使刚果民主共和国或邻国的武装团体受益的任何风险:
A.我们希望通过继续与我们的一级供应基础合作,提高他们的知识和意识,帮助他们进一步深入供应链,从而逐年增加对我们的调查做出可接受回答的供应商的百分比;
B.我们将继续与供应商接触,并引导他们使用培训资源;
C.如果我们发现供应商从无冲突的冶炼厂或精炼厂采购这些矿物,我们要求供应商建立不支持冲突的3TG的替代来源;以及
D.我们支持并将继续支持通过加入AIAG和相关行业协会,按照经合组织的指导改进最佳做法和建立供应链杠杆作用的目标。
第五节介绍了产品说明。
绝大多数供应商仍在公司层面上进行报告。在2020年报告所述期间的尽职调查期间,有20个国家报告来自冲突区域的一个或多个国家。在我们的供应链中,超过81%的冶炼厂在审核过程中被认为是无冲突或合作的。我们的供应商都无法确定我们零件中所含冲突矿物的来源;因此,我们不能得出结论,我们含有冲突矿物的任何零件来自刚果民主共和国或任何毗邻国家的矿山或矿砂,也不能断定它们是否资助了这些国家的武装冲突。